Положення про канцелярію Шаргородського районного суду Вінницької області

ЗАТВЕРДЖЕНО

Наказом керівника апарату

Шаргородського районного

суду Вінницької області  

від «12» грудня  2010р. № 12 о/д

П О Л О Ж Е Н Н Я

про канцелярію Шаргородського районного суду  Вінницької області  

1.      Загальні положення

             1.1.Канцелярія Шаргородського районного суду Вінницької області є структурним підрозділом Шаргородського районного суду Вінницької області.  

            1.2.Канцелярія  виконує завдання, визначені даним Положенням, затвердженим наказом керівника апарату.

            1.3.Канцелярія суду підпорядковується безпосередньо керівнику апарату.

            1.4.Працівники канцелярії суду призначаються на посади і звільняються з посад наказом керівника апарату.

            1.5.Зміни і доповнення до Положення можуть бути внесені керівником апарату суду.

            1.6.Внесення змін і доповнень у  Положення затверджується керівником апарату суду.

            1.7.Канцелярія в своїй діяльності керується Конституцією України, Кодексом законів про працю України, Цивільним процесуальним кодексом України, Кодексом адміністративного судочинства України та іншими кодексами України, Законами України "Про судоустрій і статус суддів", "Про державну службу", "Про боротьбу з корупцією" та іншими законами України, актами Президента України, Верховної Ради України та Кабінету Міністрів України, актами законодавства та нормативними документами, що регламентують діяльність судових органів та державної служби та цим положенням.

2. Структура канцелярії

            2.1.Структура і штатна чисельність канцелярії (як і всього апарату)  суду за погодженням з головою суду затверджуються територіальним управлінням Державної судової адміністрації України в Вінницькій  області. 

            2.2. До складу канцелярії входять секретарі суду та діловод  суду.

            2.3. Обов'язки працівників канцелярії визначені їх посадовими інструкціями, затвердженими наказом керівника апарату суду.

3. Основні завдання

            3.1. Здійснення роботи з документального забезпечення роботи суду.

            3.2.Здійснення роботи щодо обліку документообігу суду.

            3.3.Здійснення роботи з обліку звернень громадян та юридичних осіб.

            3.4.Здійснення прийому громадян.

            3.5.Забезпечення статистично-аналітичної роботи суду.

            3.6.Систематизація законодавства України та судової практики.

            3.7.Забезпечення зберігання речових доказів.

4. Функції

            4.1.Здійснення прийому, реєстрації та розподілу кореспонденції, що надійшла до суду: позовних заяв, скарг, заяв тощо.

             4.2.Ведення документів первинного обліку, номенклатурних справ.

             4.3.Облік та зберігання судових справ, речових доказів, документів первинного обліку.

            4.4.Направлення судових справ із скаргами, поданнями до судів вищих інстанцій.

              4.5.Своєчасне та якісне звернення судових рішень до виконання.

             4.6. Відкликання виконавчих документів у разі припинення виконання.

             4.7. Своєчасне та якісне складання звітів судової статистики, ведення документів первинного обліку, відповідає за достовірність та своєчасність їх складання та оформлення.

             4.8. Контроль за своєчасною здачею судових справ до канцелярії суду, проведення аналітичної роботи щодо строків здачі справ до канцелярії суду, підготовка відповідних пропозицій з удосконалення цієї роботи.

            4.9. Подання керівнику апарату суду пропозицій щодо складання номенклатури справ суду, їх узагальнення.

              4.10. Підготовка та передача до архіву суду судових справ за минулі роки, провадження у яких закінчено, а також іншої документації канцелярії суду за минулі роки.

            4.11. Участь в аналітичній роботі з питань організації діловодства в суді.

            4.12. Належне здійснення прийому громадян працівниками канцелярії.

           4.13. Ведення обліку та контроль за виконанням судових доручень, що надійшли з інших судів України та іноземних держав.

            4.14. Ведення обліково-статистичних карток в електронному вигляді.

            4.15. Забезпечення своєчасного надходження позовних заяв та іншої кореспонденції до суддів.

            4.16. Забезпечення ведення контрольних журналів суддів.

            4.17. Забезпечення внесення до обліково-статистичних карток інформації та оформлення обкладинок судових справ.

          4.18. За дорученням керівника апарату розгляд звернень та підготовка проектів відповідей на них.

          4.19. Проведення узагальнення роботи суду.

         4.20. За дорученням керівника апарату суду здійснення контролю за виконанням окремих розділів плану роботи суду.

         4.21. Заповнення статистичних карток на підсудного (обвинуваченого) за допомогою техніко-технологічних засобів.

         4.22. Забезпечення своєчасного подання всіх форм звітів територіальному управлінню Державної судової адміністрації України в Вінницькій області та відповідному територіальному управлінню статистики Держкомстату за своїм місцезнаходженням.

          4.23. Організація складання та обробки статистичних звітів про роботу суду за допомогою техніко-технологічних засобів.

          4.24. Кожен звітний період проведення аналізу даних судової статистики з визначенням тенденцій динаміки основних показників судочинства.

          4.25. Організація та здійснення підготовки статистичних таблиць, довідок, інформацій для використання в діяльності суду, на оперативних нарадах, при проведенні перевірок канцелярій суду, на звернення інших відомств.

          4.26. Вжиття заходів щодо забезпечення гласності даних судової статистики. 

          4.27. Проведення аналізу стану діловодства та судової статистики в суді за підсумками кожного звітного періоду, здійснення розробки пропозицій з підвищення рівня цієї роботи.

           4.28. Організація  роботи  архіву  суду.

           4.29. Забезпечення зберігання документів, які  надійшли до архіву суду.

           4.30. Приймання на зберігання від відповідних працівників апарату суду судових документів,   що закінчені діловодством.

           4.31. Згідно з чинними правилами шифрування справ.

           4.32. Здійснення  контролю  за  систематизацією,  розміщенням та обліком  справ,  які  здані  до  архіву,  виконання  цієї  роботи.

            4.33. Підготовка зведених описів справ постійного і тимчасового термінів зберігання, актів для передавання справ на державне зберігання, на списання та знищення, а також участь у роботі з експертизи цінності архівних документів.

            4.34. Приєднання до судових справ, які зберігаються в архіві суду, документів, що підтверджують виконання судових рішень.

            4.35. Підготовка необхідних довідок на основі  відомостей, які є в документах архіву, ведення їх обліку.

            4.36. Підготовка необхідних даних та складання відповідних звітів щодо роботи архіву.

            4.37. Контроль за  додержання  правил  протипожежної  безпеки  в  приміщенні  архіву.

            4.38. Своєчасна та належна доставка за призначенням судових справ, іншої судової документації.

            4.39. Забезпечення доставки речових доказів до приміщення суду.

            4.40. Термінова доставка листів, запитів, судових повісток, відправлення телеграм та інших документів для забезпечення оперативного розгляду справ.

            4.41. Розробка заходів, спрямованих на вдосконалення діловодства, організацію роботи з документального забезпечення діяльності суду.

            4.42. Виконання доручень керівника апарату суду щодо організації роботи канцелярії.

5. Організація роботи

            5.1. Канцелярія складається з двох секторів –цивільних, адміністративних справ, кримінальних справ та справ про адміністративні правопорушення, кожен з яких очолює секретар суду.

            5.2. Секретарі суду здійснюють організаційно-розпорядчі функції щодо основних завдань, які покладені на канцелярію та визначені в цьому Положенні.

            5.3. Секретарі суду несуть персональну відповідальність за виконання цих завдань.

            5.4. Свою роботу канцелярія проводить в тісній взаємодії з іншими працівниками апарату суду.

            5.5. Посадові обов'язки кожного співробітника канцелярії установлюються керівником апарату суду виходячи із завдань, визначених цим Положенням, та затверджуються керівником апарату суду.

            5.6. У разі відсутності старшого секретаря чи завідувача або неможливості здійснення ними своїх повноважень їх обов'язки виконує працівник канцелярії, призначений керівником апарату.

            5.7. Секретарі  суду  та інші працівники канцелярії свої функціональні обов'язки виконують під керівництвом керівника апарату суду. 

6. Права

            6.1. Одержувати від посадових осіб необхідну інформацію з питань, віднесених до компетенції канцелярії.

            6.2. Отримувати від працівників апарату суду необхідну інформацію
для виконання своїх завдань та обов'язків.

            6.3. Вимагати й одержувати від  працівників апарату суду матеріали, необхідні для здійснення діяльності канцелярії.

            6.4. Вимагати надання інформації про виконання документів, доручень і рішень.

            6.5. Давати вказівки  іншим працівникам апарату суду  з питань, що відносяться до компетенції канцелярії і випливають із функцій, що перераховані в дійсному Положенні.

            6.6. Давати роз'яснення і рекомендації з питань, що входять у компетенцію канцелярії.

            6.7. В межах компетенції канцелярії вивчати документи, інші матеріали, що стосуються роботи суду та надавати відповідні пропозиції та рекомендації.

              6.8. Повертати виконавцям документи і вимагати їхньої доробки у випадку порушення правил діловодства.

              6.10. Вносити пропозиції керівнику апарату суду для обговорення найбільш важливіших питань організації роботи канцелярії на нарадах суду.

              6.11. Вносити пропозиції керівнику апарату суду щодо покращення умов, удосконалення форм і методів роботи канцелярії суду, забезпечення належної взаємодії з працівниками апарату суду, а також щодо покращення роботи суду в цілому.

7. Відповідальність

            7.1.  Відповідальність за належне і своєчасне виконання функцій, передбачених дійсним положенням, несуть працівники канцелярії суду.

            7.2.  На працівників канцелярії суду  покладається персональна відповідальність за:

            7.2.1. Організацію діяльності канцелярії по виконанню покладених на неї задач і функцій.

            7.2.2. Організацію оперативної і якісної підготовки і оформлення документів, ведення діловодства згідно з діючими правилами й інструкціями.

            7.2.3. Збереженість прийнятих у роботу документів.

            7.2.4. Дотримання співробітниками канцелярії трудової  дисципліни.

            7.2.5. Забезпечення збереженості майна, що знаходиться в канцелярії, і дотримання правил пожежної безпеки.

            7.2.6. Підбір, розміщення і діяльність співробітників канцелярії.

            7.3. Відповідальність співробітників канцелярії встановлюється їхніми посадовими інструкціями.

8. Заключні положення

            8.1. При виявленні невідповідності якого-небудь пункту Положення реальному стану справ у канцелярії співробітником канцелярії або іншою особою необхідно звернутися до відповідального за ведення кадрової роботи в суді, із заявкою на внесення змін і доповнень у Положення.

            8.2. Внесена пропозиція розглядається ,  відповідальним за ведення кадрової роботи в суді протягом одного місяця від дня подачі заявки.

                  За результатами розгляду виноситься рішення:

                -  прийняти зміни чи доповнення,

                 - відправити на доопрацювання (із зазначенням терміну доопрацювання і виконавця),

                 - відмовити у прийнятті внесеної пропозиції (у цьому випадку заявнику надсилається обґрунтована відмова в письмовому вигляді).

9. Регламентуючі документи 

            9.1. Зовнішні документи:

    Коституція України, Кодекс законів про працю України, Цивільний процесуальний кодекс України, Кодекс адміністративного судочинства України та інші кодекси України, Закони України "Про судоустрій і статус суддів", "Про державну службу", "Про боротьбу з корупцією" та іншими законами України, актами Президента України, Верховної Ради України та Кабінету Міністрів України, актами законодавства та нормативними документами, що регламентують діяльність судових органів та державної служби, накази, інструкції та рекомендації Державної судової адміністрації України та територіального управління державної судової адміністрації, інші нормативно-правові акти

            9.2. Внутрішні документи:

          Положення про канцелярію, Посадові інструкції, Правила внутрішнього трудового розпорядку, Правила поведінки державного службовця.