Затверджено новий Порядок ведення особових справ державних службовців

 Новий Порядок, затверджений наказом Національного агентства України з питань державної служби від 22.03.2016 № 64, визначає порядок ведення особових справ держслужбовців, порядок зберігання особових справ та вимоги до оформлення документів особової справи державного службовця.

Попередній Порядок ведення особових справ державних службовців в органах виконавчої влади було затверджено постановою Кабміну від 25.05.1998 № 731.

На відміну від нього новий Порядок ведення особових справ державних службовців визначає послідовність формування документів у особовій справі державного службовця.

Віднині до особової справи в обов’язковому порядку долучаються, зокрема, копія облікової картки платника податків (окрім фізичних осіб, які через свої релігійні переконання відмовляються від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків та повідомили про це відповідний контролюючий орган і мають відмітку у паспорті), а також копія трудової книжки (у разі наявності).

Натомість копії документів про надання відпусток, заохочення, нагороди, почесні звання та інші копії актів додаються до особової справи державного службовця в разі необхідності. Відповідну інформацію вносить працівник служби управління персоналом державного органу до особової картки державного службовця П-2ДС. Тобто копію акту про переведення державного службовця на іншу посаду в одному державному органі відтепер до особової справи долучати не обов’язково.

В хронологічному порядку за часом надходження додаються лише:

• копії актів про зміни анкетних даних;
• копії документів про підвищення рівня професійної компетентності;
• біографічна довідка (у разі потреби);
• матеріали оцінювання результатів службової діяльності;
• дисциплінарна справа державного службовця.

Порядком № 64 встановлено, що особові справи державних службовців мають бути систематизовані одним зі способів:

• в алфавітному порядку;
• за структурними підрозділами відповідно до штатного розпису;
• за порядковими номерами відповідно до реєстрації у Журналі обліку особових справ державних службовців.

Окрім того, особові справи державних службовців є документами з обмеженим доступом і мають зберігатися в опечатаних металевих шафах або сейфах.

Порядком № 64 також затверджено нові форми:

• біографічної довідки;
• опису документів особової справи державного службовця;
• журналу обліку особових справ державних службовців.

Всі аркуші в особовій справі державного службовця повинні обов’язково нумеруватися, а в описі документів особової справи державного службовця для кожного документа зазначається номер сторінки.